Ils témoignent !

Planification dans le secteur culturel

UNE MULTITUDE D’OUTILS… ET AUTANT DE RISQUES D’ERREURS

Le Pavillon Blanc Henri Molina, Médiathèque et Centre d’art de Colomiers, compte une trentaine d’agents dont 20 nécessitent d’être planifiés en amont, pour l’accueil du public ou les médiations culturelles, notamment. L’effectif n’est certes pas démesuré, mais avec des contraintes de lieux, d’activités, de compétences et de saisonnalité, la planification peut vite devenir un vrai casse-tête. Sabine Ortega, Responsable Accueil et Qualité, témoigne : « nous avions une base de données obsolète pour gérer les postes d’accueil du public ; un Excel RH pour la gestion des temps ; et enfin un deuxième tableur Excel pour les actions culturelles, hors accueil de base. En bref, une multiplicité d’outil à superviser et mettre à jour, avec tous les risques d’erreurs que cela implique ».

UN OUTIL DE PLANIFICATION DES AGENTS PERFORMANT ET CENTRAL

La structure a déployé plusieurs modules Horoquartz pour gérer les temps et les plannings de ses agents. « Nous avons construit plusieurs modèles de plannings-types par agent. Grâce aux données d’HQ Time, les présences et absences sont  directement indiquées dans l’outil de planification. » explique Mme Ortega. Le contexte sanitaire lié à la crise de COVID-19 a contraint le Pavillon Blanc à bouleverser son organisation. « En dupliquant et adaptant des plannings existants, nous avons mis moins de 2 heures à planifier tous les agents. Et les plannings étaient fiables ! Sans outil, nous aurions forcément fait des erreurs. »

LES ÉQUIPES HOROQUARTZ ? « COMPÉTENTES, À L’ÉCOUTE ET DISPONIBLES »

« Notre consultant Horoquartz a été d’une disponibilité et d’une écoute incroyables. Il a pris le temps qu’il fallait pour comprendre nos besoins et nous accompagner. Quant à la hotline, que nous appelons en cas de problème ou de question, notre consultante hotline est très compétente et réactive. »

Les enjeux

  • Centraliser et unifier les outils de gestion des temps et des plannings
  • Fiabiliser les données et limiter les erreurs de saisie
  • Gagner du temps

Les bénéfices

  • Une gestion centralisée grâce à un outil unique et transverse
  • Des plannings fiables
  • Du temps gagné dans la construction et le suivi des plannings

« Nous avons rarement vu cette qualité de service chez d'autres fournisseurs »