Ils témoignent !

Gestion des temps et optimisation de la planification

Avec ses 2500 agents, le Département de la Savoie est garant de la solidarité des personnes et des territoires : action sociale, jeunesse, collèges, routes, aménagement et développement durable du territoire, culture, sports, loisirs, environnement.

« Au préalable, la gestion était hybride. Nous avions d’anciennes badgeuses aux entrées des bâtiments, et les agents n’ayant pas accès à celles-ci géraient leur temps sur des fichiers Excel. Puis l’effectif a grandi, il nous fallait une solution de gestion plus efficace, nous permettant d’automatiser, de rationaliser et de faciliter le suivi de nos agents » précise Caroline RUBOD.

Une solution complétée avec l’optimisation des plannings

 

Le Département de la Savoie avait un enjeu très important pour faciliter la planification par les chefs d’équipes des agents de viabilité hivernale. Ces agents sont sous astreinte et ils sont régis par 300 règles très spécifiques ayant nécessité la création de groupes de travail et un effort important de paramétrage et de test. Précédemment, cette gestion des plannings nécessitait de multiples saisies dans plusieurs outils. Aujourd’hui les règles de gestion des temps sont respectées lors de l’élaboration des plannings, et l’outil fonctionne bien grâce aux alertes automatiques qui préviennent les chefs d’équipes chargés de la planification en cas de dépassement de temps d’un agent par exemple.

 

La version UX pour améliorer l’expérience collaborateur

 

Quels que soient les rôles cette version est très intuitive : « L’expérience utilisateur est plus moderne et intuitive, plus ergonomique, les informations sont plus claires. Les utilisateurs se sont formés tout seuls avec une plaquette d’information et une douzaine de tutoriels sous forme de vidéos de 1 mn présentant chaque rôle et chaque fonctionnalité. Horoquartz avait déterminé un panel de clients dont j’ai fait partie pour adapter au mieux l’IHM de cette version. Et aujourd’hui je retrouve bien dans cette version UX les fonctionnalités qui avaient été soulevées pour faciliter l’utilisation » précise Caroline Rubod.

Les enjeux

  • Harmoniser les règles de gestion des temps
  • Automatiser, rationaliser et faciliter le suivi des agents
  • Faciliter la planification des agents de viabilité hivernale régis par plus de 300 règles très spécifiques

Les bénéfices

  • La dernière version UX est très intuitive, plus ergonomique
  • La gestion et le suivi des temps sont automatisés
  • Les droits à congés, les plannings sont actualisés en temps réel
  • Responsabilisation des managers
  • Un outil fiable et riche
  • Gain de temps

« Je défends eTemptation car c’est un outil fiable, riche »