LOGICIEL DE GESTION DES VISITEURS

POUR UN ACCUEIL SÉCURISÉ ET BIEN PRÉPARÉ

 

Améliorer l’accueil de vos visiteurs et assurer leur sécurité dans vos locaux sont des enjeux importants pour l’image de l’entreprise. Mais protéger l’organisation de visiteurs indélicats est tout aussi important. Protecsys 2 Suite contribue à un processus de gestion des visiteurs plus performant. Il favorise un accueil de qualité avec une réduction du temps d’attente et une remise du badge plus rapide.

En intégrant vos visiteurs dans le système de contrôle d’accès, vous maîtrisez leur circulation et leur localisation dans vos locaux.

Bien accueillir les visiteurs est un élément fort de l’image de marque. Sécuriser leur présence sur site est une obligation légale
Logiciel Gestion des visiteurs accueil
Un badge sécurisé pour chaque visiteur
Logiciel de gestion des visiteurs,
les fonctionnalités

Protecsys 2 Suite propose l’ensemble des fonctions allant de la préparation des visites, jusqu’à l’accueil des visiteurs et à leur intégration dans le système de contrôle d’accès.

1 Pré-enregistrement des visites : pour réduire le temps d’accueil, possibilité de saisir les demandes de visite sur l’intranet, avec des workflows personnalisés de demande et validation.
2 Notifications par mail des demandes, acceptations ou refus de visites pour un processus plus efficace et rapide.
3 Gestion des documents afin de garantir l’exhaustivité des pièces à fournir par le visiteur : pièce d’identité, passeport, certifications et accréditations éventuelles, gestion des nationalités.
4 Enregistrement de la visite avec possibilité de scanner les documents, édition du badge visiteur et documents associés (ex : consignes de sécurité), affectation des droits d’accès au visiteur.
5 Gestion et impression des badges visiteurs, quelle que soit leur technologie (carte à puce RFID, code-barres…), avec personnalisation pour mieux les identifier sur le site.
6 Possibilité de création de la visite par lecture de caractères sur la pièce d’identité (lecteur OCR).
7 Couplage complet avec le système de contrôle d’accès avec paramétrage des autorisations sur les zones (parkings, barrières, ascenseurs…), définition des accès aux bâtiments (lecteurs, terminaux…).
8 Reporting complet et tableaux de bord multicritères : par entreprise, nationalité, visiteur, visité…
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JE SUIS INTÉRESSÉ.E PAR UNE SOLUTION DE GESTION DES VISITEURS
Logiciel de gestion des visiteurs, les fonctionnalités

Protecsys 2 Suite propose l’ensemble des fonctions allant de la préparation des visites, jusqu’à l’accueil des visiteurs et à leur intégration dans le système de contrôle d’accès.

Assurer la conformité et la traçabilité des visites

cette contrainte peut être imposée par une autorité administrative ou une régulation (sites confidentiel défense, seveso, OIV, OSE, food defense…) mais reste dans tous les cas une bonne pratique largement conseillée.

Contrôler les accès

l’affectation de droits d’accès spécifiques et de badges dédiés aux visiteurs est un moyen incontournable pour leur sécurisation mais aussi pour protéger l’entreprise.

Connaître les présents sur site

en cas d’alerte ou d’évacuation d’urgence, vous devez être capable d’identifier tous les visiteurs présents sur site et de les localiser rapidement.

Améliorer l’accueil

avec une réduction et une bonne gestion du temps d’attente des visiteurs.

Disposer d’états et de statistiques

pour connaître et gérer les flux, mais aussi pour ressortir les données en cas d’incident ou accident impliquant un visiteur.

Améliorer la conformité

notamment en termes de collecte et de suivi des données des visiteurs, tout particulièrement vis-à-vis du RGPD.

C’est aussi la chasse aux visiteurs curieux que l’entreprise se devait de mener. On ne veut pas laisser le bâtiment en libre accès avec le risque de voir des informations diffusées sans contrôle de notre part

LA GESTION DES VISITEURS PAR HOROQUARTZ

Outre les fonctionnalités d’accueil des visiteurs, c’est une intégration étroite avec le dispositif de contrôle d’accès qui créé de la valeur pour l’entreprise.

Horoquartz propose une approche intégrée de la gestion des visiteurs.

Il est bien sûr possible d’utiliser le logiciel pour ses seules fonctionnalités d’accueil et d’enregistrement des visites. Mais son efficacité sera largement renforcée par son couplage avec le logiciel de contrôle d’accès et nos solutions de supervision.

La solution repose sur un logiciel web multisite et multisociété avec une gestion centralisée ou sur site. Ceci évite le déploiement de logiciels multiples. La solution est accessible avec un simple navigateur et est disponible également en mode SaaS. Elle s’intègre au portail intranet de l’entreprise.

Horoquartz propose une offre globale comprenant le module de gestion des visiteurs, les imprimantes, les scanners et tous les services d’intégration.

Les avantages d’une gestion de visiteurs automatisée

 

 

Pour votre
direction générale :
la conformité avant tout
  • La garantie que la procédure d’accueil et de contrôle des visiteurs est dûment appliquée.
  • La possibilité de fournir des rapports aux autorités de contrôle ou en cas d’audit de sécurité du site.
  • La réduction du risque juridique par une meilleure protection des visiteurs.
  • La capacité à démontrer aux clients et partenaires que l’accueil des visiteurs est parfaitement sous contrôle.
Pour l’exploitant du système de sécurité :
une performance au quotidien
  • Un accueil de qualité avec une gestion du temps d’attente bien perçue par les visiteurs.
  • Une automatisation des procédures qui fait gagner du temps à chaque utilisateur.
  • Une intégration facile avec le système de gestion des accès, et les autres logiciels de gestion de la sûreté-sécurité.
  • Une gestion du temps mieux maîtrisé pour les hôtesses d’accueil.
  • Une visualisation temps réel des entrées et sorties de visiteurs.
  • Une réduction des intrusions ou cheminements non souhaités de certains visiteurs.
Pour le visiteur :
un accueil de qualité, un sentiment de sécurité
  • Pas de perte de temps à l’accueil.
  • Le sentiment que sa visite a été préparée et personnalisée.
  • Un renforcement de la perception de sa propre sécurité et de celle de l’entreprise qui l’accueille.