LES SYSTÈMES DE POINTAGE DES HORAIRES
QUAND METTRE EN PLACE UN SYSTÈME DE POINTAGE ?
Lorsque les salariés ne sont pas soumis au même horaire collectif, l’employeur doit mettre en place un système permettant de décompter la durée de travail de chacun des salariés. Les salariés doivent le respecter sous peine de sanction.
LES SALARIÉS CONCERNÉS PAR LE DÉCOMPTE INDIVIDUEL
Lorsque l’horaire est collectif et que l’employeur n’a pas mis en œuvre l’aménagement du temps de travail, il n’est pas obligé de mettre en place un système de pointage, de décompte individuel des heures effectuées. L’affichage de l’horaire collectif suffit.
En revanche, il doit tenir un décompte individuel de la durée travaillée lorsque :
- l’horaire est organisé selon des modalités particulières (travail par relais, par cycles, aménagement sur plusieurs semaines, modulation…) ;
- l’horaire est individualisé ;
- les salariés ont accompli des heures supplémentaires donnant droit à contrepartie obligatoire en repos et/ou repos compensateur de remplacement
- les salariés ont effectué des heures d’astreinte ;
- les salariés sont à temps partiel.
Cette obligation est assortie d’une sanction pénale si l’employeur ne la respecte pas (3750 € par salarié concerné, article R. 3173-2)
LES SALARIÉS AU FORFAIT
Cette obligation de tenir un décompte quotidien et un récapitulatif hebdomadaire ne concerne pas les salariés sous convention de forfait en heures dès l’instant que l’accord qui a mis en place cette convention fixe également les modalités de contrôle de la durée du travail (article D.3171-9)
Il en va de même pour les salariés en forfait jours ; le décompte des heures n’est pas nécessaire puisque leur temps de travail est exprimé en jours sur l’année et non en heures. L’employeur doit chaque année décompter le nombre de jours travaillés (article D3171-10). Attention toutefois. Car la Cour de cassation exige des entreprises qu’elles contrôlent la charge de travail de leurs salariés en forfait et qu’elles veillent au respect des durées maximales de travail. L’entreprise doit être en mesure de prouver que les salariés en forfait jours bénéficient bien du repos minimal quotidien de 11 heures et du repos hebdomadaire.
UN DÉCOMPTE QUOTIDIEN, COMPILÉ PAR SEMAINE
L’article D.3171-8 du code du travail impose un décompte quotidien des horaires. Ce peut être soit un décompte « des heures de début et de fin de chaque période de travail » soit « le relevé du nombre d’heures de travail accomplies ».
A ce décompte quotidien, la réglementation impose un récapitulatif hebdomadaire des heures effectuées chaque semaine par les salariés.
LA FORME DU DÉCOMPTE
La loi n’impose aucune forme particulière : le décompte peut se faire par écrit (registre, carnet, livre…) par une badgeuse, une pointeuse, ou via un appareil autonome ou directement installé sur le poste de travail du salarié. Dans tous les cas, l’employeur est responsable de l’enregistrement des horaires. « Si le décompte des heures de travail accomplies par chaque salarié est assuré par un système d’enregistrement automatique, celui-ci doit être fiable et infalsifiable », exige l’article L.3171-4.
Le CSE doit être consulté lors de la mise en place d’un système de contrôle ou de décompte des horaires.
Depuis l’entrée en vigueur du règlement européen sur les données personnelles (le RGPD), l’employeur n’a plus l’obligation de déclarer à la Cnil un système automatisé de décompte ou de pointage des horaires. Il doit s’assurer de la conformité du système qu’il utilise.
L’ACCÈS AU DÉCOMPTE
Les salariés ont accès aux documents de décompte qui les concernent.
Les membres du CSE peuvent consulter les documents de décompte journalier et le récapitulatif hebdomadaire des heures de travail. L’employeur ne peut pas leur refuser cet accès, sous peine de commettre un délit d’entrave.
Enfin, l’employeur doit, pendant 1 an, tenir à la disposition de l’inspecteur du travail tous les documents de comptabilisation de la durée du travail. En pratique, le délai de prescription des actions en paiement des salariés étant de 3 ans, il est vivement conseillé de conserver ces documents durant le même délai.
La non-présentation des documents de contrôle est une infraction, sanctionnée d’une peine d’amende (contravention de 3e classe, soit 2 250 € pour une personne morale).
SYSTÈME DE POINTAGE : UNE OBLIGATION POUR LE SALARIÉ
Dès l’instant que le salarié a été dûment informé du système de déclaration des horaires, il doit s’y conformer. A cet égard, il est conseillé aux entreprises de préciser dans le règlement intérieur que le non-respect du système de pointage est passible d’une sanction pouvant aller jusqu’au licenciement.
Le respect du système de pointage peut être contrôlé par la personne au sein du service RH chargée de la gestion des temps et des activités. Le manager du salarié peut aussi avoir accès aux pointages des personnes de son équipe afin de s’assurer qu’elles ne sont pas en anomalies vis-à-vis de leurs obligations et que leurs horaires de travail respectent les durées maximales.
L’utilisation par le salarié du système de pointage est une obligation. Il ne peut pas s’y soustraire. Il est de la responsabilité du manager et/ou du service RH de rappeler à l’ordre le salarié fréquemment en anomalie.
Le non-respect répété des consignes, en dépit des rappels à l’ordre, peut justifier une sanction disciplinaire, laquelle peut aller jusqu’au licenciement si le manquement est suffisamment grave.
Ce peut être le cas dans l’hypothèse d’une fraude du salarié par exemple, laquelle peut prendre la forme d’une absence de pointage, d’un faux pointage ou du pointage de ses horaires par un autre salarié. De tels comportements, qui visent à falsifier les heures réellement effectuées, peuvent constituer une cause réelle et sérieuse de licenciement. La cour de cassation l’a déjà admis.
UN ÉLÉMENT DE PREUVE DEVANT LE JUGE
« En cas de litige relatif à l’existence ou au nombre d’heures de travail accomplies, l’employeur fournit au juge les éléments de nature à justifier les horaires effectivement réalisés par le salarié » (article L3171-4). Le système de pointage des horaires constitue alors l’un des moyens dont disposent l’employeur et le salarié pour justifier leurs demandes. C’est la raison pour laquelle le législateur exige le « système d’enregistrement automatique des horaires utilisé par l’entreprise soit « « fiable et infalsifiable ».
