A QUOI SERT LA PLANIFICATION DU PERSONNEL ?
Toute stratégie d’entreprise repose sur la planification de ses ressources humaines. Cela peut sembler une évidence, mais l’atteinte des objectifs suppose d’avoir les collaborateurs en nombre et en compétences pour couvrir les besoins de production (au sens large) de l’entreprise.
Dans un monde qui connait des évolutions très rapides, disposer d’une bonne planification de son personnel est un levier fort pour s’adapter aux mutations. Encore plus si l’outil prend en compte des horizons de planification pouvant aller de quelques jours à l’année.
Avoir la bonne personne au bon endroit au bon moment est notre premier indicateur. Au-delà, la planification aide à mieux gérer la polyvalence et elle nécessite une vision au niveau magasin que peut donner l’application CARREFOUR FRANCE
En central, nous livrons un planning qui respecte les accords négociés et les règles d’équité sur les grandes bases et en local, les managers font quelques réglages pour prendre en compte quelques spécificités (exemple le covoiturage) MAIF
LES 3 ENJEUX MAJEURS DE LA PLANIFICATION DU PERSONNEL
- 1 : atteindre les objectifs de service ou de production : ce qui suppose de disposer d’un effectif adapté au besoin à produire, en évitant les sur et les sous-effectifs et en garantissant les compétences requises. Cette adéquation besoins/ressources est indispensable pour garantir les objectifs de volume, de taux de service ou de qualité sur lesquels l’entreprise s’engage vis à vis de ses clients ou usagers.
- 2 : maîtriser les coûts de main d’oeuvre : l’ajustement au besoin peut se faire par du recours à de la main d’oeuvre externe (intérimaires, prestataires, sous-traitants) ou par un recours aux heures supplémentaires. Mais ces possibilités ont un coût élevé pour l’organisation. La planification du personnel vise à mieux anticiper les ressources humaines pour éviter de recourir à ces options coûteuses.
- 3 : garantir l’expérience collaborateur : à une période où la pénurie de ressources affecte de nombreux secteurs, élaborer des plannings socialement acceptables devient un impératif. Les plannings proposés doivent à minima respecter la législation sociale et les accords d’entreprises. Mais pour mieux fidéliser les collaborateurs, il est de plus en plus nécessaire de prendre en compte leurs souhaits, de garantir des délais de prévenance raisonnables, d’assurer l’équité à l’intérieur des équipes, de veiller à la pénibilité des tâches et au développement personnel.
La planification du personnel vise ainsi à trouver un équilibre entre besoins de l’entreprise, coûts et acceptabilité sociale. Les ETI et les grandes entreprises déploient souvent un processus de planification à plusieurs niveaux, partant d’une vision macroscopique des effectifs pour aller à une planification détaillée des ressources humaines sur le court terme. Toutes les organisations, quelle que soit leur taille et activité, déploient à minima la planification opérationnelle à court terme, avec différents outils métiers ou des tableurs.
LA PLANIFICATION STRATÉGIQUE DU PERSONNEL
Il s’agit ici de planifier les effectifs à un horizon supérieur à l’année en prenant en compte des tendances et prévisions économiques et commerciales parfois incertaines. Cette étape est indispensable pour analyser les variations de charge à l’avance et commencer à anticiper. Ainsi, elle prend en compte les effectifs présents, le turnover prévisionnel, le marché de l’emploi, le délai moyen de recrutement, le temps de formation et de montée en compétence. Elle permet d’anticiper en élaborant un plan de recrutement et de formation, ou de prévoir un volume de recours à de la main-d’œuvre externe par exemple. Cette planification stratégique des effectifs confronte également les contraintes budgétaires les objectifs commerciaux pour s’assurer de la faisabilité du plan. Compte-tenu des pénuries de ressources vécues par de nombreux secteurs, cette anticipation est vitale. A défaut, l’entreprise peut se trouver dans l’impossibilité de faire face aux variations de la demande. Cette planification se fait en général de façon macroscopique et non nominative puisqu’on parle de nombre d’ETP à ce stade.
L’outil de planification nous permet de planifier à plus long terme. Aujourd’hui c’est possible, c’est rapide, et c’est mis à jour en temps réel MANUCO
Avec eTemptation, nous sommes en mesure au mois de juin de proposer au musée un premier niveau de planification des conférenciers pour l’année suivante RMNGP
LA PLANIFICATION DU PERSONNEL A MOYEN TERME
Cette phase de planification est possible quand les estimations de charges deviennent plus précises, suivant les secteurs d’activité à un horizon de 3 à 12 mois. Le besoin en collaborateurs et compétences commence à s’affermir sans pour autant nécessiter une planification nominative. Les manques ou excédents de compétences par période peuvent déjà être identifiés à ce stade, avec une granularité assez fine. Il est en effet possible à cet horizon de piloter l’adéquation charge / ressources à une maille hebdomadaire, et d’utiliser différents leviers. Le plan de recrutement peut être défini de façon précise et les embauches enclenchées. Le plan de congés peut-être lancé, en validant périodes d’absences ou de congés souhaitées par les collaborateurs. La modulation peut être adaptée et il devient possible de mettre en place les formations nécessaires et la préparation de la polyvalence.
LA PLANIFICATION OPÉRATIONNELLE
Il s’agit ici de la planification détaillée des collaborateurs, une étape appliquée par quasiment toutes les organisations. Il s’agit d’un planning court terme à la semaine, à la quinzaine ou au mois (voire 2). A ce stade, les collaborateurs, sont affectés à des activités sur des horaires précis et en s’assurant de disposer des ressources en nombre et compétences pour répondre au besoin client qui est à ce stade connu ou estimé de façon fiable. Ce planning intègre les congés et absences prévisionnelles acceptés pour les collaborateurs. Le plus souvent, c’est ce planning opérationnel qui sera communiqué aux salariés, avec un délai de prévenance suffisant (et souvent négocié par un accord) afin qu’ils puissent organiser leurs propres contraintes personnelles. L’équilibre vie privée-vie professionnelle est une dimension sensible à ce stade, les changements de dernière minute étant de moins en moins acceptés par les collaborateurs.
Je travaillais auparavant avec Excel, et ça n’a plus rien à voir. En un après-midi, je génère 2 mois de planning » SUPER U LA TRANCHE SUR MER
LES SOLUTIONS POUR LA PLANIFICATION DU PERSONNEL
Les logiciels de gestion des talents et ERP SIRH assurent en général les fonctionnalités de planification stratégique des effectifs. Ils peuvent trouver leur limite s’ils privilégient une approche « trop RH »‘ au détriment d’une vision business. Dans ce cas, les outils départementaux (très souvent Excel) apparaissent dans les services pour effectuer les simulations indispensables aux opérationnels..
Les éditeurs de solutions de GTA (ou workforce management) proposent le plus souvent des solutions opérationnelles pour un besoin de planification à court terme, à un horizon de quelques semaines. Horoquartz propose de son côté une solution pour gérer les différents horizons dans sa suite eTemptation.
Son module HQ Anticipation effectue des simulations de besoins à moyen et long terme et facilite l’anticipation des ressources RH. Les modules HQ Planning et HQ Optimum répondent au besoin de planification du personnel à court terme et de gestion du planning en temps réel. En outre, ils se combinent avec le module de gestion des temps pour prendre en compte les compteurs de temps de présence, les absences prévisionnelles et l’annualisation par exemple.
