La gestion de planning consiste avant tout à aligner parfaitement son effectif sur un besoin à couvrir.
C’est donc un moyen puissant de gestion des ressources humaines pour améliorer la qualité du service au client, garantir les compétences nécessaires et réduire le coût pour l’entreprise. La gestion de planning assure une optimisation des équipes sur le court terme mais également une anticipation sur le moyen et long terme.
Un outil de planification peut être efficacement combiné avec un module de suivi des activités. Il est en effet nécessaire de s’assurer que les plannings prévus ont été effectivement réalisés et de mesurer les temps réellement passés et les écarts.
Définition de la gestion de planning
La gestion de planning concerne toutes les organisations publiques ou privées qui ont besoin de construire des plannings de travail pour leurs équipes. Elle répond aux questions suivantes :
- Comment réduire le temps passé par mes managers à planifier leurs équipes (le plus souvent avec un tableur) ?
- Comment construire des plannings optimisés mais qui respectent aussi le code du travail et l’accord d’entreprise ?
- Comment éviter le recours à l’intérim ou aux heures supplémentaires avec une meilleure mutualisation des salariés entre services ?
- Comment anticiper mes besoins en personnel dans 6 mois ou dans un an ?
Les 3 grands modes de planification du personnel sont :
- 1 – La gestion de planning simple à court terme (la quinzaine ou le mois par exemple): le planificateur construit lui même son planning d’équipe avec un logiciel qui lui simplifie la tâche, assure les contrôles de conformité réglementaire et aide à trouver des solutions en cas d’imprévu (recherche de remplaçants par exemple).
- 2 – L’optimisation de planning avec un moteur de planification automatique : la solution recherche les meilleures combinaisons possibles et construit une grande partie du planning de façon automatique en fonction de la charge, des disponibilités et des compétences. On considère en moyenne qu’une telle solution peut construire 80 à 90% du planning de façon automatique.
3 – La planification à moyen et long terme
De quelques mois à un an, pour les entreprises connaissant d’importantes variations saisonnières . Elle permet de s’organiser à l’avance sur les recrutements, l’annualisation, les périodes de congés, ou encore le besoin en formation (GPEC).
La gestion de planning
eTemptation rationnalise le processus de planification de votre personnel.
Ce module assure la planification des équipes en s’appuyant sur vos prévisions d’activité. Il met en évidence les sur et sous-effectifs et vous aide à trouver des solutions. Il se combine parfaitement avec la gestion des temps et des absences.
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L’optimisation automatique
Un moteur de planification automatique libère vos planificateurs des tâches répétitives.
Un moteur d’optimisation mathématique génère votre planning optimisé en respectant l’ensemble des contraintes définies : couverture de la charge, compétences requises, droit du travail, règles de recours aux heures supplémentaires et aux intérimaires.
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Le planning moyen et long terme
Avec eTemptation, anticipez vos besoins en effectifs à 6 mois ou un an.
En s’appuyant sur vos prévisions d’activité à moyen terme, eTemptation calcule vos besoins en effectifs, par poste, qualification et période. Une fonctionnalité particulièrement utile en cas de variations importantes d’activité sur l’année.
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eTEMPTATION
solution de gestion de PLANNING pour entreprises exigeantes
Choisie par plus de 1000 entreprises et administrations pour répondre à leurs besoins de planification du personnel, la solution d’Horoquartz s’est imposée comme la référence en matière de gestion des temps et de gestion de planning. Elle est particulièrement reconnue dans les secteurs où la construction du planning d’équipe est complexe en raison de variations de charge (distribution, restauration, centre d’appels téléphoniques) ou de contraintes de continuité de service (collectivités territoriales, services aux entreprises ou à la personne…). Disponible en mode SaaS, elle garantit un retour sur investissement rapide.
