LE SUIVI ACTIVITÉ AU SERVICE DU CRÉDIT IMPÔT RECHERCHE

08 janvier2019

Crédit Impôt Recherche : la justification des temps passés est incontournable

Créé pour doper l’investissement en R&D en France, le Crédit Impôt Recherche connaît un vif succès auprès des PME. Mais les projets doivent répondre à des critères précis et les dossiers de déclaration à l’administration fiscale doivent justifier les dépenses, notamment de personnel. La Gestion des Temps et des Activités apporte une aide essentielle sur ce point en collectant les temps passés sur les projets éligibles.

 

Quelles sont les obligations ?

L’entreprise qui souhaite bénéficier du CIR pour un projet de recherche doit effectuer une déclaration à l’administration fiscale et justifier les dépenses, notamment de personnel incluant les salaires et les charges sociales, mais exclusivement pour les opérations de recherche concernées.

L’entreprise doit mesurer précisément les temps passés par ses collaborateurs sur ces opérations, afin d’éviter toute contestation par l’administration fiscale voire un rejet complet du dossier.

En quoi la gestion des temps peut aider sur ce point ?

Pour Jérôme Grispan, Directeur Produit Suivi d’activité chez Horoquartz, l’apport essentiel de la GTA est de permettre une collecte organisée et structurée des temps passés sur les projets, avec un contrôle rigoureux des informations à la source et un processus de validation à plusieurs niveaux le cas échéant.

« Le module dédié de notre solution eTemptation, HQ Activity, est conçu pour suivre les activités en général et les temps passés sur les projets CIR, il s’appuie sur des feuilles d’heures dont la structure est personnalisable. Chaque salarié déclare ses heures passées sur les différents projets sur lesquels il travaille. »

Comment garantir la conformité des déclarations de temps passé ?

Pour arriver à une justification non contestable des temps passés sur les projets, « il est possible de contrôler qui s’impute réellement sur les projets éligibles au CIR. Nous proposons également des mécanismes pour éviter les sous-déclaration et donc une baisse du CIR. Et inversement, ce lien temps de présence-temps d’activité évite d’avoir des heures d’activité qui viendraient en dépassement des heures de présence payées, ce qui serait difficile à justifier auprès de l’administration fiscale ». Enfin, étant donné l’importance des sommes en jeu, et l’obligation de fournir une information de qualité et contrôlée, il est possible de mettre en place un process de validation des heures déclarées.

L’EXEMPLE DE SPS GROUPE IMPRIMERIE NATIONALE

L’Observatoire du CIR estime à plus de 17 000 les entreprises bénéficiaires pour un montant global de 6 milliards d’euros. Ces sociétés ont un vrai besoin de justifier les temps passés sur les projets de recherche et se tournent naturellement vers les éditeurs de GTA pour les aider à collecter cette information.

La société SPS, cliente d’Horoquartz est représentative de ce type d’approche. Société du groupe Imprimerie Nationale basée à Rousset (13), elle conçoit et fabrique des modules et composants pour cartes bancaires et documents d’identité. L’entreprise a choisi eTemptation pour gérer les temps de présence de ses collaborateurs, la pénibilité mais également ses activités de R&D.

Un reporting pour justifier les heures éligibles au CIR

SPS gère une soixantaine de collaborateurs concernés par les projets de R&D sur un total de 180. Laurence Lo Monaco, qui pilote le projet avec un responsable R&D indique : « Le crédit impôt recherche (CIR) nous impose de suivre très précisément les temps sur les projets et d’établir des données justes en cas de contrôle ». Ici le module HQ Activity d’Horoquartz est associé à une solution de Business Intelligence. « Nous arrivons à un très bon résultat avec HQ Activity qui nous permet de sortir des éditions correctes : état individuel des heures sur projets, édition du nombre d’heures effectuées par projet ». Le traitement est indépendant de la paie, un tableau de bord est établi par les équipes R&D, et chaque collaborateur est autonome sur la saisie de ses heures projets effectuées.


Thierry Bobineau, Directeur Marketing chez Horoquartz, d’après un entretien réalisé avec Jérôme Grispan, Directeur Produit Suivi d’Activité chez Horoquartz