SOLUTIONS COTER HOROQUARTZ

18 août2021

Coter : à la recherche de solutions globales pour la sécurité et la gestion des temps

 

Quand on évoque la gestion des temps ou la sécurité au sein de grandes agglomérations ou des petites collectivités, les problématiques restent globalement les mêmes et sont souvent liées :

  • A la multiplicité des sites, à la sécurisation des agents au contact du public, à la protection des locaux, en particulier les ERP (établissements recevant du public),
  • A une  vision globale des effectifs qui fait parfois défaut et à une recherche d’efficacité quant à la gestion des temps des agents, qui ont de plus des horaires et des statuts très différents.

Découvrons les retours d’expérience des Mairies de Saint-Ouen l’Aumône , Niort, Grigny et de Collioure, une ville de moins de 2500 habitants . Quels étaient leurs enjeux et comment ont-elles traité le problème.

 

Des besoins multiformes de contrôle d’accès et de gestion des temps

 

La Mairie de Saint-Ouen l’Aumône cherchait à sécuriser certains accès et à fiabiliser son système de gestion des temps. « Nous souhaitions sortir du système de carton rempli par l’agent et validé par le manager avant d’être transmis en paie pour la saisie des informations » explique Nicolas Naffrechoux, DSI de la collectivité. « Il fallait gagner en autonomie de gestion pour l’agent comme pour son responsable… » poursuit-il.

Pour la ville de Grigny, « le service RH n’avait aucune vue sur les temps de travail effectifs et les congés de ses agents. Chaque manager gérait les absences de ses équipes à sa façon : tout était noté sur un papier, manque de méthode, de rigueur, de contrôle. D’où des problèmes d’équité dans les droits des agents. » Il se posait le besoin de recueillir des données fiabilisées pour tous au travers d’un dispositif capable de s’interfacer avec le logiciel de paye.

 

À Collioure, le contrôle des accès au site principal devenait ardu car les usagers étaient nombreux, beaucoup de personnes possédaient des clés et les codes de certains lecteurs étaient assez divulgués. Il fallait donc sécuriser le bâtiment mais aussi réduire les coûts de gestion des clés.

Pour la ville de Niort qui utilisait déjà la solution eTemptation pour la gestion des temps de ses agents, le besoin était de sécuriser et/ou contrôler l’accès à ses 80 sites de jour comme de nuit, avec des horaires d’ouverture au public en journée.

Tous ces besoins ont trouvé une réponse avec les solutions d’Horoquartz pour les Coter, qu’il s’agisse   d’eTemptation pour la gestion des temps ou de Protecsys 2 Suite pour la sécurité. Deux solutions que certaines Coter utilisent de façon complémentaire et intégrée, comme la Ville de Niort ou la Mairie de Saint Ouen l’Aumône.

 

 

La sécurité des locaux renforcée avec Protecsys 2 Suite

 

Protecsys 2 Suite gère les accès en fonction du niveau d’habilitation des agents. Il s’agit d’une solution multi sites particulièrement adaptée aux architectures réparties des Coter.

La Ville de Niort a, dans un premier temps, implémenté la solution sur une dizaine de bâtiments. Puis la sécurisation et la mise sous alarme des locaux  par le dispositif de gestion anti-intrusion de Protecsys 2 Suite se sont effectuées ensuite.

À Saint-Ouen l’Aumône en plus des accès principaux de l’Hôtel de Ville, des accès complémentaires ont été sécurisés avec le système de serrures autonomes. Les droits d’accès des agents aux locaux sont personnalisés avec un badge unique et commun avec eTemptation.

 

Une gestion des temps fiabilisée avec eTemptation

 

Le package CoTer d’Horquartz est adapté aux différentes contraintes réglementaires des Collectivités Territoriales. Pour la ville de Grigny, le dispositif permet non seulement d’enregistrer le temps de présence mais aussi de relever tous types d’absence (congés, arrêts maladies…) et il communique avec le logiciel de paye. Cette intégration facilitée au SIRH constitue un réel bénéfice pour la ville et évite les doubles saisies. De plus, l’informatisation du processus de badgeage a mis en exergue certains dysfonctionnements qu’il n’était pas possible de constater autrement.

A Saint-Ouen l’Aumône, la solution a été une alternative à la gestion papier approximative et a fait gagner en simplicité et en rigueur. « Quand il n’y avait pas d’outil informatisé de gestion du temps, c’est l’encadrant qui disait ‘il était là à peu près à la bonne heure’, rien de précis, rien de contrôlé » explique Nicolas Naffrechoux. eTempation devient donc un véritable outil de management : « la possibilité de faire une remontée automatique des absences, des relevés des heures de présence, sont autant d’éléments utiles pour les encadrants ».

Pour ces communes, il en va également du respect de la réglementation en vigueur sur le temps de travail dans les collectivités.

 

Des solutions flexibles et adaptables

 

Les changements apportés par ces solutions peuvent susciter un peu de réticence au début. Toutes ces Coter mentionnent l’importance de disposer de solutions flexibles et évolutives, avec une prise en main facile. Elles rappellent aussi le besoin d’intégration dans le SIRH et le nécessité de disposer de données fiables et incontestables tant pour la collectivité que pour les agents

Les témoignages de ces 4 Coter disponibles ci-dessous expliquent en quoi la flexibilité et la modularité des solutions d’Horoquartz répondent à leurs besoins de sécurité et de gestion des temps de travail.

Saint-Ouen l’Aumône : 24000 habitants, 700 employés

Niort : 59000 habitants, 1600 collaborateurs et agents

Grigny : 30000 habitants, 850 agents

 

Les témoignages :

Ville de Niort

Mairie de Grigny

Ville de Collioure

 Ville de Saint-Ouen l’Aumône


Essénam Jourdain Assogbavi – Chargée de missions marketing chez Horoquartz