4 RÈGLES D’OR POUR RÉUSSIR VOTRE PROJET DE GESTION DES TEMPS

04 décembre2018

La gestion des temps exige une solide préparation en amont et un réel accompagnement en aval.

9 salariés français sur 10 estiment que la gestion des temps de travail participe au bon climat social de l’entreprise (étude Opinionway/Horoquartz, 2017). 2ème application la plus utilisée dans l’entreprise après la messagerie, la gestion des temps exige une solide préparation en amont et un réel accompagnement en aval. Quelques règles d’or doivent être respectées.

Règle n°1 : impliquer managers et collaborateurs

Les atouts en termes de conformité réglementaire, de traçabilité, de gain de temps administratif sont évidents, Mais comment fonctionne l’utilisateur final ? Quels sont ses besoins ? Quel temps a-t-il à y consacrer ?

Il est possible de réunir un échantillon de la population de l’entreprise, afin de lister les attentes des managers et des collaborateurs. ASICA, PMI spécialiste des ensembles électroniques, a opté pour eTemptation d’Horoquartz. « La solution a été présentée en amont de son installation » se souvient Pascal Prenveille, Responsable Industriel et Systèmes d’Information. « Nous avons bien expliqué aux collaborateurs que cette solution n’avait pas une vocation de contrôle, mais qu’elle visait une plus grande transparence sur le suivi des compteurs accessibles à tous. Les salariés ont bien compris que la fiabilité de l’outil éviterait les mauvaises surprises inévitables en fin de période d’annualisation sur les jours en moins ou en plus, qui sont toujours sujets à polémique. »

 

Règle n°2 : anticiper les résistances au changement

Cartographier l’ensemble des acteurs-utilisateurs permet d’identifier les freins potentiels. Des changements de pratiques ou de modalités de gestion peuvent être vus comme des remises en cause, alors qu’il s’agit de se mettre en conformité ou d’implémenter des processus efficaces. Souvent, les entreprises déploient leur solution de gestion des temps par phase, en commençant par une population test de key users correspondant aux différentes typologies d’utilisateurs. Cette première étape permet de repérer les éventuelles sources de problèmes.

Règle n°3 : communiquer avant, pendant, après

 

Gérer les temps, c’est avant tout gérer des gens. La mise en œuvre d’une solution de gestion des temps nécessite de communiquer auprès de toutes les parties prenantes et d’être transparent sur les objectifs.

Johanna Védrine, Responsable RH des supermarchés Leclerc de Blagnac et St Orens (1000 salariés) témoigne : « nous étions dès le départ conscients d’un besoin d’accompagnement, proche du terrain. Il est clair que ce genre de solution nécessite un effort de pédagogie. Pour le lancement de l’application, nous avons mobilisé nos directeurs de département. Ils ont organisé des réunions d’information par groupes de 15 à 20 personnes afin de leur présenter l’outil et les objectifs. »

Une fois la solution déployée, permettez à vos collaborateurs de vous faire remonter l’information et leurs questions. Savoir qu’ils ne sont pas seuls dans leur utilisation de l’outil ne pourra que les rassurer.

 

Règle n°4 : ne pas négliger la formation

 

Dernière étape, la formation ! Pour les administrateurs il est recommandé de former une personne/une équipe à la gestion quotidienne de l’outil de gestion des temps. Les administrateurs pourront servir de « hotline interne » auprès des utilisateurs. Ces derniers doivent bien évidemment être accompagnés dans leur prise en main de la solution. Chez Mersen, expert mondial des spécialités électriques, 1500 collaborateurs en France, la formation s’est faite par étapes. « Nous avons apporté un soin particulier à former nos experts RH et en cela, la construction de la solution Horoquartz a permis d’homogénéiser les règles et les pratiques » explique William Cruzille, Responsable SIRH et Paie. « Il a fallu également impliquer les managers. »

 

Règle bonus : se faire accompagner

Convaincre et fédérer les équipes autour d’un projet de gestion des temps n’est pas toujours une mince affaire.

De nombreux organismes ou cabinets spécialisés en AMOA proposent aujourd’hui d’aider les entreprises dans leur phase d’accompagnement au changement.


Marie Lasseron – Content Manager chez Horoquartz