LE « SCHEDULE INFLEX » OU LES LIMITES A LA FLEXIBILITÉ DES PLANNINGS

19 novembre2021

Pour les anglo-saxons, le « schedule inflexibility » mesure la planification en personnel au-delà ou en dessous des besoins, en raison de l’incapacité à construire un planning idéal. Certaines contraintes de planification des équipes s’opposent en effet à la réalisation d’un planning parfaitement optimisé.

 

Le planning idéal oui, mais jusqu’à quel point ?

 

Dans l’absolu, un planificateur cherche à aligner exactement les ressources sur un besoin dépendant d’une charge de travail à réaliser. Dans de nombreux secteurs d’activité, la charge varie de minute en minute.

Sur un plan théorique, il serait imaginable d’affecter les collaborateurs sur des horaires à la minute pour avoir une adéquation parfaite ressources/besoins. Cette approche se heurte à certaines réalités : difficulté à établir des prévisions d’activité fiables à la minute, complexité de gestion du planning. On imagine la difficulté à trouver un remplaçant pour combler un manque de 9h37 à 10h04 ou de demander à un opérateur de s’adapter à des horaires qui varient de quelques minutes tous les jours.

Dans la pratique, la planification se fait le plus souvent sur des mailles au ¼ d’heure ou à la ½ heure, juste équilibre entre la précision recherchée et l’acceptabilité sociale. Ce fonctionnement par intervalle peut générer des cas de schedule inflex. Prenons l’exemple d’une activité où nous avons besoin de 5 personnes à 8h30, puis de 7 à 8h45. Dans certaines situations, nous en trouverons 7 dès 8h30 pour être sûr de couvrir le besoin de 7 à 8h45. Et cet excédent (2 ressources dans notre exemple) ne peut pas toujours être évité.

 

Les causes courantes d’inflexibilité du planning

 

  •  Le travail en équipe
    Les activités ne peuvent pas toujours être basées sur une affectation individuelle. Dans le cas où une équipe est nécessaire à l’exécution d’un travail, les horaires précis ne peuvent pas toujours être individualisés et parfaitement ajustés à la charge de travail de chacun. La présence d’une personne peut être justifiée par la contrainte de fonctionnement de l’équipe plus que par une activité réelle à 100% sur la maille de temps considérée.
  • Les contraintes de transport
    En théorie les contraintes de transport ne devraient pas entrer en compte dans la construction d’un planning. Mais en réalité, les planificateurs ne peuvent pas totalement faire abstraction de cet aspect, et ils en tiennent souvent compte : co-voiturage, transports en commun rares, encombrements routiers. Ces ajustements peuvent conduire à des écarts d’effectifs sur certains créneaux horaires.
  • La législation sociale
    L’ajustement à 100% des ressources sur le besoin supposerait une flexibilité totale de la main d’œuvre ce qui serait difficilement acceptable sur un plan social. En outre, il existe un cadre légal pour prévenir les excès : temps de travail maximal journalier, temps de repos entre 2 journées, nombre de vacations par jour, durée des pauses, etc… Ces réglementations peuvent limiter la capacité d’optimisation du planning sur les intervalles mais elles s’imposent cependant aux planificateurs.
  • Les précautions
    Un cas connu de Schedule Inflex est paradoxalement lié à l’affectation d’une seule ressource sur une maille de temps (1 pour 1). Cette situation peut être parfaitement justifiée sur un plan mathématique mais porte un risque en cas d’absence du salarié, surtout si celui-ci a une compétence rare sur un poste critique. La tentation est alors grande pour le planificateur d’ajouter par précaution une ressource pas toujours justifiée. Inversement, le soir, l’effectif est parfois sous-estimé en partant du principe (pas toujours vérifié) qu’il sera plus facile de demander à quelqu’un de rester.
  • Les attentes individuelles
    Les collaborateurs demandent de plus en plus que l’on prenne en compte leurs contraintes individuelles ou de transport dans l’élaboration des plannings de travail. Or ces contraintes ne seront pas forcément alignées sur les besoins précis de l’entreprise sur chaque segment horaire. Les cas de schedule inflex risquent donc de devenir croissants et les planificateurs auront à composer avec ces exigences, au risque dans le cas contraire de perdre leurs meilleurs éléments.

Le calcul du schedule inflex

 

Connaître les écarts ETP prévus / ETP requis sur une période permet une première approche statistique de planification des effectifs avant d’entrer dans l’optimisation des plannings à proprement parler. Une approche complémentaire serait de comparer ce ratio avec la réalité des horaires réalisés afin d’identifier les périodes les plus impactées par le schedule inflex.


 

Christine Roubaud (Directrice de pôle expertise), Lambert Rejany (Product Owner), Thierry Bobineau (Directeur Marketing)