LE PLANNING COLLABORATIF : RÊVE OU RÉALITÉ ?

10 décembre2021

Un planning qui contente tout le monde ?

 

Dans un monde idéal, le planificateur devrait tenir compte des avis, souhaits, demandes des uns et des autres avant d’établir les horaires de travail des équipes. Les managers et leurs équipiers devraient développer un dialogue constant pour élaborer de façon collective les plannings de travail.

Les contraintes de charge, les urgences à gérer, la dispersion des effectifs, la difficulté à faire plaisir à tout le monde font que dans la réalité, le planning n’est pas toujours aussi collaboratif que souhaité. Et certains peuvent avoir le sentiment d’être placés devant le fait accompli en découvrant leur planning de la quinzaine ou du mois à venir.

Où sont les principales attentes ?

 

Elles sont nombreuses et nous ne traitons ici que les 3 plus courantes observées chez nos clients.

  • Les horaires de travail : Une enquête d’Opinionway pour Hororquarz l’avait révélé : la souplesse dans les horaires est la première revendication des salariés français quand on parle de plannings de travail. 71% d’entre eux attendent que leurs managers prennent mieux en compte cette attente, et en particulier la possibilité d’adapter les heures de début et de fin de travail en fonction des contraintes personnelles. L’autre demande récurrente porte sur une répartition équitable des créneaux de travail considérés comme pénibles, en raison de la charge (forte activité prévisible) ou de l’horaire : nuit, dimanche, férié. L’expérience montre qu’il existe une forte sensibilité sur ce sujet et que la juste affectation des créneaux est un facteur de cohésion dans les équipes.
  • Les absences : Les demandes d’absences sont multiples et parfois incompatibles. Tout le monde aimerait disposer de congés au mois d’Août ou pendant la période de Noël, mais l’activité de l’entreprise ne s’y prête pas toujours. Elle peut même être plus élevée dans certains secteurs à ces périodes. Difficile dans ces conditions de satisfaire tout le monde. Enfants scolaires, situation familiale, compétences critiques, historique des années précédentes…. Le planificateur doit arbitrer sur des critères sensibles qu’il ne maîtrise pas toujours.
  •  Les éléments de paie : Ne sous-estimons pas la dimension « pécuniaire » du planning pour le salarié, surtout à une période où l’inflation repart à la hausse. Le cas des heures supplémentaires en est souvent une illustration et le sujet est parfois inflammable dans les entreprises. Le planificateur est censé assurer une répartition équitable des différents éléments variables de paie. Comment expliquer à un salarié qu’il n’a eu que 10 heures supplémentaires dans l’année quand un de ses collègues du même service, avec la même compétence et le même profil en a eu 100 ?

Au final, il s’agit donc d’optimiser de façon collective l’intérêt des tâches, la pénibilité, le salaire, les contraintes personnelles. Vaste programme !

Alors comment rendre le planning plus collaboratif ?

 

Il ne s’agit pas ici d’établir le planning parfait, tout le monde sait que c’est illusoire. Mais à minima, il est nécessaire de trouver la solution qui équilibre au mieux les attentes de chacun et les contraintes de l’entreprise.

Le premier facteur de réussite est avant tout lié à un état d’esprit. Ecouter les collaborateurs, les impliquer pour trouver des solutions, les comprendre, ou en tout cas essayer de répondre favorablement à leurs demandes quand c’est possible, être sensible à l’équité, respecter les engagements (délais de prévenance par exemple) sont des fondamentaux.

Vient ensuite une réalité technique : comment jongler avec des centaines d’attentes individuelles contradictoires ?

S’il n’est ni mutualisé ni partagé, l’outil de planification sera souvent le premier frein à cette approche. Dans l’incapacité de communiquer efficacement avec les collaborateurs, le plus souvent on présentera le résultat final aux équipes qui pourront avoir le sentiment d’être mises devant le fait accompli. Les modifications ne pourront se faire qu’à la marge et souvent trop tard.

D’autre part, la capacité même de l’outil est questionnée. Il faut qu’il permette d’enregistrer les attentes ou préférences individuelles que l’on va essayer de satisfaire au mieux suivant les possibilités. Immanquablement ceci amène à parler d’optimisation mathématique et de logique floue, seules approches possibles pour traiter une combinatoire importante et comparer différents scénarios. Le reporting sera aussi un des éléments clés pour fournir aux collaborateurs les KPI qui prouvent que l’approche fonctionne.

Disposer de l’outil adapté est un prérequis à une planification collaborative où chacun se sentira considéré. Certains clients d’Horoquartz ont d’ailleurs poussé cette démarche jusqu’à laisser aux collaborateurs le soin de construire eux-mêmes leurs plannings de travail, dans le respect de la charge à réaliser et avec un planificateur dont le seul rôle est d’arbitrer les cas non résolus. Cette approche n’est pas reproductible partout, mais les résultats sont étonnants tant sur un plan social que sur le plan de la productivité. Nous y reviendrons prochainement.

Thierry Bobineau d’après un entretien avec Christine Roubaud Directrice de pôle expertise et Lambert Rejany, Directeur Produit planification.