GESTION DES PLANNINGS EN PÉRIODE D’INCERTITUDE : TROP DE PRÉCISION PEUT NUIRE !

03 août2020

Comment faire quand la situation sanitaire ou des décisions administratives engendrent des variations d’activité brutales et non prédictibles ?

Les prévisions de charges sont indispensables pour établir des plannings de travail optimisés pour les équipes. Mais comment faire quand la situation sanitaire ou des décisions administratives engendrent des variations d’activité brutales et non prédictibles ? L’avis de Lambert Rejany, Product Manager Planification chez Horoquartz.

En période normale, les statistiques des périodes passées sont la référence

« Prenons l’exemple d’un hypermarché avec 40 ou 50 rayons. Pour établir les plannings de travail des équipes, les logiciels de planification s’appuient le plus souvent sur les statistiques de fréquentation et de ventes des années précédentes pour la même période afin de déterminer la charge prévisionnelle. Certains éléments conjoncturels peuvent faire varier cette charge : un événement sportif, un mouvement social, la météo… Mais globalement, on observe une certaine récurrence. Mais ces modèles qui s’appuient sur des historiques sont-ils toujours adaptés en période de forte imprévisibilité ? » s’interroge Lambert Rejany.

Trop de précision tue la prévision

Depuis plusieurs mois, les événements sanitaires ont considérablement bouleversé les prévisions de charge dans de très nombreux secteurs, de façon soudaine, à la hausse comme à la baisse. « Les systèmes de planification de beaucoup d’entreprises s’appuient sur des données très précises et avec des mailles de temps parfois très fines pour calculer les charges prévisionnelles (le quart d’heure par exemple). Ils calculent des besoins en effectifs précis et contraignants. Or, quand on est confronté à des événements majeurs comme ceux que nous connaissons, les planificateurs doivent gérer des variations importantes. On pourrait dire qu’ils ont une ‘obligation de souplesse et de réactivité’ qui peut très mal cohabiter avec des systèmes de prévisions rigides et complexes » précise Lambert Rejany qui ajoute : « le logiciel de gestion de planning peut dans ce cas devenir une contrainte plus qu’une aide, avec des mises à jour incessantes pour gérer les écarts induits par les variations de charge, et au final favoriser le retour à des outils plus simples, moins structurants et surtout très hétérogènes. Or, de nombreuses situations peuvent très bien s’autoréguler sur le terrain de façon assez simple, par exemple en utilisant mieux la polyvalence ou la flexibilité horaire ».

Privilégier une approche à base de modèles d’activité

 

Pour notre expert, une autre méthode peut être envisagée en cette période d’imprévisibilité : l’utilisation de modèles de charge. Dans cette approche, on privilégie une logique plus macroscopique des prévisions d’activité. Il est ainsi possible de créer des modèles d’activité par type de journées. Par exemple, un modèle ‘Fort flux’ prévoira 3 collaborateurs sur certaines plages horaires, un modèle ‘flux moyen’ 2 et un modèle ‘flux faible’ une seule personne. « À chaque modèle, on associera un besoin en compétences par activité et par tranche horaire, sans forcément rechercher une précision mathématique absolue. Notre logiciel va s’appuyer sur ces besoins pour générer un planning suffisamment précis. Les écarts en cas de variation de charge seront gérés par les managers sur le terrain plutôt que par une re-planification centralisée détaillée. Et en cas de variation vraiment importante, il est toujours possible de changer le modèle, ce qui sera bien plus simple que d’importer de nouvelles données statistiques ».

Pour Lambert Rejany, cette approche peut se traduire par une légère baisse de précision du planning par rapport à l’utilisation de statistiques détaillées. Mais elle à l’immense avantage de la simplification et de la réactivité quand les variations deviennent la règle.

Par ailleurs, elle peut très bien s’appliquer à d’autres contextes moins atypiques comme par exemple la gestion des périodes de soldes dans la distribution ou la forte activité des centres d’appels des assureurs ou des sociétés d’assistance en période estivale. 


Thierry Bobineau, Directeur Marketing chez Horoquartz