LA GESTION DES EFFECTIFS : DE LA GTA AU WORKFORCE MANAGEMENT

02 novembre2021

 

Définition de la gestion des effectifs

 

La planification des effectifs  est une branche de la gestion du personnel qui vise à couvrir les besoins stratégiques de l’entreprise avec des ressources humaines adaptées en nombre et qualité, sur un horizon le plus souvent de moyen et long terme (une notion de GPEC).

La gestion des effectifs assure quant à elle la bonne affectation des collaborateurs sur les activités, compte-tenu de leurs compétences et suivant un besoin détaillé de production, avec un horizon de court terme. C’est la notion de workforce management, très répandue aux Etats-Unis, peu utilisée en France et souvent confondue avec la GTA (gestion des temps et des activités).

 

 

Gestion des effectifs et gestion des temps

 

La complexité réglementaire française a depuis longtemps créé une culture de la GTA ( gestion des temps et des activités ) dans les services RH. Il s’agit ici d’automatiser toutes les fonctions de pointage, de suivi des temps de présence, de calcul des éléments de paie associés et de traitement des absences. Les processus concernés sont chronophages et le coût de la non-conformité peut être très élevé. S’y ajoute également une responsabilité pénale et civile assez large pour les dirigeants d’entreprise. L’intérêt d’investir dans une solution de GTA est donc bien compris et partagé en France, d’autant plus que le retour sur investissement est souvent rapide. On considère aujourd’hui que plus de 80% des ETI et des grandes entreprises ou administrations françaises sont équipées de solutions ad hoc. Mais cette approche administrative et RH de la gestion des temps ne s’accompagne pas systématiquement d’une démarche de gestion des effectifs.

 

Gestion des effectifs et gestion des plannings

 

La gestion des effectifs optimise l’adéquation des ressources à une charge de travail donnée à un horizon de court terme (quelques jours à quelques mois). Elle poursuit plusieurs objectifs :

  • Garantir l’adéquation entre les besoins et les ressources. Les besoins sont liés à un volume d’activité prévu tel que les commandes clients dans l’industrie, le nombre de clients dans la distribution, un nombre de couverts dans la restauration, un volume d’appels dans les centres d’appel, etc. Les ressources sont exprimées sous forme d’une capacité en temps de travail pour une compétence donnée. Cet équilibre est recherché pour éviter les sureffectifs coûteux mais aussi les sous-effectifs qui peuvent engendrer un mécontentement client.
  • Maîtriser les coûts en affectant les compétences les plus adaptées sur les activités, en évitant si possible les heures supplémentaires ou le recours à l’intérim, en réduisant le risque d’une rupture de service, plus compliquée à évaluer mais très coûteuse.
  • Equilibrer la flexibilité du travail et la satisfaction du personnel : la gestion des effectifs doit assurer une réactivité par rapport aux variations de la charge de travail. Une certaine flexibilité dans l’organisation des temps de travail et des congés est alors recherchée. Mais elle doit également respecter les intérêts des salariés, tant en termes d’organisation vie privée – vie professionnelle que de charge et d’intensité de travail.

La gestion des effectifs et le workforce management

 

La gestion des effectifs n’est finalement qu’une traduction en français du Workforce management (WFM) et les 2 appellations recouvrent la même réalité. Mais il faut reconnaître que les éditeurs ont entretenu une certaine confusion entre GTA au sens administratif RH et workforce management, peut-être aussi parce qu’il existe quelques recouvrements (planification simple d’horaires de travail par exemple). La traduction entretient aussi une ambiguïté entre l’aspect stratégique RH (la dimension GPEC ‘headcount’) et l’aspect opérationnel (la planification d’équipe). Quoi qu’il en soit, sous la pression des acteurs anglo-saxons, les 2 termes devraient se généraliser dans la sphère RH.

La gestion des effectifs avec Excel : quelles limites ?

 

Toute organisation qui gère des salariés est dans la pratique amenée à mettre en œuvre des outils pour la gestion des effectifs. Il peut s’agir de tableaux de service manuels mais le plus souvent, Excel reste la solution de prédilection, tout particulièrement dans les PME. A minima, l’entreprise va pouvoir planifier les horaires de travail et les absences. L’affectation à des activités au sens d’une planification détaillée devient déjà plus ardue et une planification Excel répond difficilement à des besoins comme le respect des réglementations, la traçabilité des compétences, l’optimisation des contraintes ou encore la mutualisation des ressources à l’échelle de l’entreprise. Dans tous les cas, le niveau de fonctionnalité reste assez éloigné de ce que les logiciels dédiés proposent.

 

Un logiciel de gestion des effectifs dédié

 

Pour l’utilisateur final, une solution intégrée de gestion des temps et de gestion des effectifs trouve tout son sens. Les 2 fonctionnalités sont étroitement liées. Réaliser la planification d’une équipe suppose de connaître les absences prévisionnelles des collaborateurs, les compteurs de temps à l’échéance (en particulier le total des heures d’annualisation), les soldes de congés ou de RTT, ou encore les données contractuelles de chaque salarié. La gestion des plannings est fiable quand elle s’appuie sur des données de présence et d’absence à jour.

Un logiciel dédié va prendre en compte des dimensions qui sont souvent hors de portée pour un tableur: partager les plannings afin de mutualiser les équipes, planifier en tenant compte des règles légales, effectuer des simulations, gérer l’équité entre collaborateurs.

Un éditeur comme Horoquartz est bien placé pour le constater : la quasi-totalité des cahiers des charges intègre des besoins de GTA au sens administratif. Dans certains secteurs, comme la distribution ou les centres d’appel, l’expression de besoins en gestion des effectifs devient assez systématique. Mais dans l’ensemble, tous secteurs confondus, elle reste encore minoritaire alors même qu’elle pourrait contribuer à des gains significatifs dans de nombreux métiers. Cela prouve que les acteurs du secteur ont un travail d’évangélisation à mener pour démontrer que la combinaison des 2 fonctionnalités apporte un véritable effet de levier.

 

 

 

Thierry Bobineau, Directeur Marketing chez Horoquartz