Chaque année, il est courant que des entreprises choisissent de fermer temporairement leurs locaux, particulièrement pendant les périodes estivales ou les fêtes de fin d’année. Quelles règles régissent cette pratique ? Peut-on l’exiger des salariés ? Quels sont les enjeux légaux ?

Quelques rappels sur la définition et les textes de références

La fermeture de l’entreprise pour congés annuels implique la cessation temporaire de toutes les activités de l’entreprise pendant une période déterminée, durant laquelle tous les salariés ont l’obligation de prendre leurs congés payés.

Les principaux textes de référence encadrant cette pratique sont :

• Le Code du Travail, notamment les articles D3141-1 et suivants, ainsi que les articles L3141-1 et suivants, qui définissent les droits aux congés payés.
• Les conventions collectives applicables dans chaque secteur d’activité, qui peuvent prévoir des dispositions spécifiques concernant les congés payés et les fermetures annuelles.

Quelles sont les règles à respecter ?

Cette fermeture annuelle ou fermeture estivale ne s’improvise pas. Plusieurs parties prenantes de l’entreprise doivent être informés selon des délais légaux.

Consultation du Comité Social et Economique (CSE)

Tout d’abord, l’entreprise est tenue de consulter le CSE (Comité Social et Economique). Bien que n’ayant pas un droit de veto sur cette fermeture, le CSE doit être consulté pour des questions d’organisation de cette fermeture et notamment les impacts sur les salariés.

Information aux salariés

Également, l’entreprise est tenue de respecter un délai pour informer ses salariés (article D3141-5 et D3141-6 du Code du Travail) :

• Période de prise des congés payés : L’employeur doit informer ses salariés de la période de prise des congés payés au moins deux mois avant l’ouverture de cette période.
• Dates de fermeture de l’entreprise : L’employeur doit informer ses salariés des dates de fermeture de l’entreprise au moins un mois avant les dates dites, c’est-à-dire que chaque salarié doit connaitre ses dates de départ en congés au moins un mois en avance.

Cette notification doit être claire et sans ambiguïté pour permettre aux salariés de planifier leurs congés en conséquence. L’information sur les dates de fermeture doit être communiquée par écrit. Cela peut être par exemple par le biais d’un affichage, d’un mail, d’un courrier ou encore par un message sur l’intranet. 

Les salariés n’ont pas le droit de s’opposer à cette fermeture annuelle même s’ils n’ont pas acquis suffisamment de congés payés sauf si l’employeur ne respecte pas le cadre légal.

Quelle est la durée de la fermeture annuelle ?

Chaque entreprise est libre de choisir la durée de la fermeture temporaire. Cependant, selon l’article L3141-17 du Code du Travail, la durée de la fermeture annuelle de l’entreprise est fixée à 24 jours maximum. Tout en sachant que les salariés ont l’obligation de prendre au minimum 12 jours de congés consécutifs durant la période du 1^er mai au 31 octobre (article L3141-18).

Quels impacts sur les congés payés des salariés ?

Si l’employeur décide de la fermeture de l’entreprise pour une période fixée, le salarié est indemnisé selon le nombre de ses jours de congés acquis. Il existe donc deux cas de figure :

• Les salariés ayant acquis suffisamment de jours de congés
• Les salariés n’ayant pas acquis suffisamment de jours de congés

Pour les salariés ayant acquis suffisamment de jours de congés, cette fermeture obligatoire n’aura pas d’impact. Ils recevront leurs indemnités de congés payés telles qu’habituellement.

Pour les salariés n’ayant pas acquis suffisamment de jours de congés, le salarié est indemnisé à hauteur des jours de congés payés acquis. Mais l’employeur peut proposer aux salariés des solutions afin de compenser ce manque de jours de congés payés acquis avec notamment les RTT ou la prise de congés par anticipation. Cette décision ne peut pas être imposée au salarié. Le salarié peut également dans certains cas bénéficier d’une aide de France Travail (anciennement Pôle Emploi). 

En résumé, la fermeture annuelle de l’entreprise pour congés implique une organisation rigoureuse et le respect de plusieurs règles légales, visant à garantir les droits des salariés tout en permettant à l’entreprise de planifier cette période de cessation d’activité.

Maintenant que votre entreprise assure une fermeture temporaire dans la légalité, avez-vous penser à la sécurité de celle-ci durant votre absence ? Les risques sont nombreux (incendies, intrusions…) mais l’anticipation est une nouvelle fois la clé.