FACE A LA CRISE, UNE GESTION DES TEMPS ET DES PLANNINGS PLUS PROACTIVE ?

12 février2021

Les premiers mois de la crise sanitaire ont surtout vu des adaptations en urgence des applications de gestion des temps et des plannings. Mais face à une crise qui s’installe et à un manque de visibilité qui semble devenir la règle pour un certain nombre de secteurs, la question de la gestion du travail dans la durée va inévitablement se poser.

Acte 1 : gérer l’urgence

Pour les clients d’Horoquartz, les premiers mois de la crise auront souvent été ceux de la gestion dans l’urgence. Déployer le télétravail quand cela n’avait pas été fait, suivre le chômage partiel, aménager de nouveaux horaires de travail, adapter les accords de modulation, mettre en œuvre les modalités de l’ordonnance du 25 mars….

Les services RH ont fait face et ont su réagir rapidement pour apporter, avec l’aide de leur éditeur, les adaptations nécessaires. La réactivité et la souplesse dont ont fait preuve les partenaires sociaux ont été à la hauteur d’une situation de crise. Une situation assez remarquable dans un pays habitué aux négociations sociales interminables. L’urgence a donc primé et des solutions opérationnelles ont été trouvées en quelques jours pour assurer la continuité de service des applications de GTA.

Acte 2 : une instabilité qui s’installe

Qui aurait imaginé en Janvier ou Février 2020 la situation où nous sommes toujours aujourd’hui ? Si le télétravail a focalisé l’attention des médias, force est de constater, du point de vue d’un éditeur de GTA, que ce sujet était loin d’être le plus structurant. Même si le déploiement du télétravail a bousculé les pratiques managériales, il reste à l’intérieur de processus connus et maîtrisés sur le plan de la gestion RH. C’est encore plus vrai pour un éditeur comme Horoquartz qui propose cette fonctionnalité depuis plus de 10 ans à ses clients.

En réalité, l’enjeu majeur tourne autour des variations d’activité et de la situation d’imprévisibilité dans laquelle sont plongés de nombreux secteurs. S’y ajoutent les incertitudes réglementaires avec les confinements, couvre-feux, restrictions diverses. Dans ce contexte d’incertitude, il devient difficile de planifier de façon fiable les volumes d’activité, les flux de clientèle ou le dimensionnement de la supply chain. Et cette difficulté rejaillit directement sur les managers de terrain. Comme auparavant, ils doivent calculer les besoins en effectifs et en compétences, affecter les activités et définir les horaires de travail. Mais ils doivent le faire en s’appuyant sur des bases incertaines et évolutives.

Acte 3 : gérer l’incertitude

Ainsi, c’est une réalité à laquelle sont confrontés aujourd’hui de nombreux service RH : comment faire cohabiter un cadre législatif rigide, des processus conformes et la souplesse qu’impose le contexte ? Comment aider les métiers à gérer une telle flexibilité tout en garantissant une paie conforme en sortie ? Ceci pose de façon évidente la question de l’outillage.

Les logiciels de gestion des temps et des plannings ont fait la preuve de leur efficacité dans « le monde d’avant ». Ils doivent démontrer qu’ils peuvent apporter une réponse de qualité à cette nouvelle donne. En toute logique, l’écart devrait se creuser rapidement entre les solutions qui peuvent apporter une réponse – parfois élégante – à un besoin actuel, cadré et peu évolutif, et les applications qui peuvent prendre en compte un environnement changeant et instable. 

Un client d’Horoquartz dans le domaine de la logistique en témoignait récemment. La gestion des temps, la planification du personnel et le suivi des activités ont toujours été au cœur du métier de logisticien. Mais la crise sanitaire joue le rôle d’un accélérateur pour un secteur qui doit s’adapter quasiment en temps réel aux variations de flux induites par la crise. Et ces variations se traduisent sur le terrain par des horaires et des plannings plus flexibles, des adaptations de l’accord d’annualisation, des heures supplémentaires, etc. La flexibilité de la solution de GTA et sa capacité de personnalisation font toute la différence dans un tel contexte.

Au-delà des possibilités techniques du logiciel, c’est également l’approche qui doit être revisitée.  Un projet de GTA ne devrait-il pas prendre en compte dès l’expression du besoin l’éventualité de telles évolutions ? Prévoir que l’environnement peut changer rapidement sera très sûrement un enjeu des projets de gestion des temps dans les prochains mois, tant pour les clients que pour les consultants des éditeurs.

Thierry Bobineau, Directeur Marketing chez Horoquartz