DÉPLOYER UNE SOLUTION DE GESTION DES TEMPS À DISTANCE : CONTRAINTE OU OPPORTUNITÉ ?

09 février2021

La crise sanitaire n’a pas toujours laissé le choix : les déploiements à distance ont parfois été la seule solution pour les entreprises qui souhaitaient démarrer leur application de gestion des temps. Avantages, inconvénients, bonnes pratiques : Catherine Venelle, chef de projet Horoquartz à Massy, résume quelques enseignements que l’on peut retirer de ces déploiements en période de Covid.

Catherine, si vous deviez citer un seul avantage à ces déploiements à distance, quel serait-il ?

« Sans hésiter, je dirais la flexibilité apportée par les interventions à distance en comparaison des interventions sur site, et ceci au profit de tous, clients comme éditeur. »

Vous faites référence à quel type de flexibilité ?

« C’est une flexibilité à la fois géographique et temporelle. Les interventions à distance sont bien plus faciles à planifier qu’en présentiel. Par exemple, si nous devons aller sur site, nous planifions en priorité des intervenants basés à proximité de notre client pour réduire les temps et les coûts de transport. Nous sommes donc limités par leur disponibilité. En cas de travail à distance, nous n’avons plus cette contrainte géographique et nous pouvons faire intervenir le consultant qui a la bonne compétence et la meilleure disponibilité même s’il est plus éloigné. Ceci se traduit par une meilleure réactivité pour nos clients. »

Et pour le côté temporel ?

« Il s’agit ici d’une plus grande modularité dans les interventions. A partir du moment où nos collaborateurs n’ont plus de temps de transport, il est plus simple de les faire intervenir quelques heures ou une demi-journée sur un dossier client. Chose qu’il est plus délicat de faire quand notre consultant a 2 ou 3 heures de transport pour aller chez son client. Au final nous avons constaté une meilleure capacité à nous organiser pour prendre en compte les contraintes de disponibilité de nos clients et les fréquents changements de plannings créés par la situation sanitaire. Par exemple, pendant le premier confinement, certains de nos interlocuteurs devaient garder leurs enfants en bas âge. Et nos consultants pouvaient de leur côté avoir la même situation à gérer. Grâce au travail à distance, il a été bien plus facile de faire coïncider les agendas de chacun. »

Mais vos clients ont-ils vu cela comme une opportunité ou comme une contrainte ? Ne sont-ils pas frustrés de vous voir par écrans interposés ?

« Certains clients étaient un peu sceptiques au départ, il faut bien le reconnaître. Mais majoritairement, ils ont vite reconnu les avantages de l’approche. Tout d’abord, nous essayons quand cela est possible de maintenir un certain niveau de présentiel, au minimum la réunion de lancement et quelques étapes-clés. Mais l’expérience montre que la plupart des interventions peuvent se faire à distance sans dégradation de la qualité. Cela comprend les spécifications, la personnalisation, la qualification et même les formations. Par ailleurs, nous observons plutôt une accélération du déploiement quand le projet est traité majoritairement à distance. »

Mais il y a quand même les contraintes d’installation, surtout dans votre métier, où vous êtes amenés à déployer des matériels, comme des badgeuses par exemple…

« Aujourd’hui nos clients optent majoritairement pour nos solutions sur le cloud, et dans ce cas l’installation est prise en charge par nos équipes. Pour les autres, nous disposons d’outils pour implémenter logiciels et matériels à distance de façon très sécurisée. Même nos badgeuses peuvent être installées sans intervention sur site de nos techniciens. »

Est-ce que cela change les pratiques, pour vos consultants mais aussi pour vos clients ?

« Les pratiques de travail à distance sont en train de s’ancrer très rapidement chez nos clients. Pour la majorité ce n’est donc pas une révolution. Pour nos consultants, nous avons remarqué qu’ils doivent faire preuve d’une plus grande concentration lors des formations des utilisateurs. Nous adaptons le déroulement en conséquence. »

Une recommandation ?

« Une cliente me disait sa crainte, si nous n’étions pas présents sur site, que ses collègues continuent d’entrer dans son bureau et la dérangent en permanence en supposant qu’elle était disponible, puisque seule devant son écran. Je lui ai conseillé de s’isoler dans un autre bureau ou dans une salle de réunion. Et en effet, que ce soit pour nos clients ou nos consultants, une des règles pour la réussite d’une intervention à distance est de se rendre ‘indérangeable’. »

Thierry Bobineau, Directeur Marketing chez Horoquartz