Comment choisir une pointeuse horaire professionnelle ?
12 décembre2023
Aujourd’hui, la pointeuse horaire n’est plus uniquement destinée à mesurer le temps de travail. En quelques années, son usage a considérablement évolué. Cependant, certains salariés peuvent encore aujourd’hui ressentir l’installation d’une pointeuse comme une solution de surveillance de la part de la direction.
Si l’installation d’un tel dispositif permet effectivement de gérer le temps de travail des collaborateurs, il leur offre également la garantie d’une paie incontestable et un meilleur équilibre vie professionnelle et vie personnelle.
Le système de pointage a aussi pour vocation de protéger les salariés. A tel point qu’une étude Opinionway pour Horoquartz auprès de 1036 personnes a montré que 93 % d’entre elles s’accordent à dire que le respect des horaires est un garde-fou aux multiples vertus. Il est donc important de comprendre les objectifs de l’installation d’une badgeuse et les moyens de choisir la solution la plus adaptée.
Pointeuse horaire : pourquoi installer une badgeuse dans une entreprise ?
La pointeuse horaire fait partie de l’environnement d’une entreprise. Cet équipement n’est pas obligatoire, mais il facilite grandement la gestion du temps de travail. Il permet ainsi au service des Ressources humaines de se libérer de certaines tâches administratives pour se concentrer sur d’autres à plus forte valeur ajoutée.
L’installation de ce dispositif permet également d’éviter les erreurs générées par la saisie manuelle des pointages. Un avantage indéniable pour les entreprises ! Découvrez ci-dessous les avantages d’installer une pointeuse horaire dans une société.
1 | Enregistrer les temps de présence des salariés
La pointeuse est destinée avant tout à enregistrer les temps de présence et à décompter automatiquement les heures travaillées. Chaque employé badge chaque jour afin d’enregistrer ses heures d’arrivée et ses horaires de sortie.
Cependant, tout comme les chefs d’entreprise, les salariés doivent respecter plusieurs règles lors de l’installation d’une pointeuse dans une entreprise. Ils doivent notamment s’engager à badger quotidiennement et ils ne peuvent pas refuser d’utiliser le système de pointage. Les pointages enregistrés servent à établir la feuille de temps.
Ils sont accessibles en cas de contestation par le salarié, de contrôle par les administrations (inspection du travail, Urssaf) ou de procédure contentieuse. A noter que le chef d’entreprise doit s’assurer du nombre de badgeuses et de leur implantation afin de ne pas pénaliser les salariés (voir l’article de Me Roche).
2 | Gérer les temps d’une entreprise
La pointeuse horaire est le plus souvent reliée à un logiciel de gestion des temps. Une association qui offre une gestion automatisée des heures travaillées des collaborateurs puisqu’il est possible à partir des mouvements d’entrée-sortie enregistrés sur la badgeuse de calculer automatiquement le temps de présence au regard de l’horaire de travail défini. Le gain de productivité est évident tant par l’automatisation des processus RH que par l’élimination des erreurs, fréquentes quand ces traitements sont manuels ou à base de tableur Excel par exemple.
3 | Apporter des services dématérialisés aux collaborateurs d’une entreprise
Aujourd’hui, la badgeuse apporte de nouveaux services dématérialisés aux collaborateurs : consultations de compteurs, de soldes de congés, demandes d’absences ou encore visualisation du planning. Indispensable pour un traitement rigoureux de la paie, elle est aussi un outil de transparence et de confort pour les salariés.
4 | Amener de la transparence dans la gestion des ressources humaines
Que le badgeage soit effectué de façon physique avec un badge individuel ou de façon virtuelle sur un PC ou un smartphone, l’enregistrement des pointages concourt à un meilleur climat de transparence dans l’entreprise. Les horaires sont gérés avec rigueur, les temps de présence sont calculés sur la base de données fiables, les éléments variables de paie (heures supplémentaires, primes d’équipes, …) sont incontestables. L’accès aux données est largement facilité pour les collaborateurs et leurs managers.
Pointeuse horaire : 7 astuces pour choisir une badgeuse horaire
L’utilisation des badgeuses a considérablement évolué. Aujourd’hui, elles sont devenues un outil indispensable à la gestion des salariés pour la direction et un véritable système de communication et d’information pour les collaborateurs. Les technologies ont considérablement évolué. Leur contexte d’utilisation a aussi changé avec la généralisation des applications web et des smartphones. Quels critères prendre en compte pour choisir ?
1 | Miser sur une pointeuse qui offre une sécurité des données optimale
La sécurité des données est aujourd’hui un point primordial dans les entreprises. A l’heure de l’IoT, une badgeuse connectée au réseau IP doit être protégée au même titre que n’importe quel périphérique (PC, tablette…). Il est donc recommandé de vérifier que la pointeuse horaire envisagée répond au niveau d’exigence le plus élevé sur ce point. L’implication du responsable informatique ou du RSSI au moment du choix est indispensable pour garantir qu’elle est conforme aux règles de cybersécurité. Ceci est encore plus vrai avec la généralisation du cloud et des badgeuses qui sont de plus en plus connectées à distance sur des serveurs mutualisés.
2 | Préférer un produit fiable et robuste
Une badgeuse est utilisée quotidiennement et de façon intensive. Sa tête de lecture est sollicitée des centaines de fois tous les jours. Il est donc fortement conseillé d’opter pour un outil solide permettant de faire face aux nombreuses contraintes physiques (variations de température, humidité, chocs en tout genre…). La robustesse et la fiabilité du système de pointage sont des éléments fondamentaux à prendre en compte, car la durée de vie de ce type d’équipement est souvent de 10 à 15 ans.
3 | Choisir une technologie de badge ouverte et sécurisée
Le badge RFID ® Mifare ® s’est aujourd’hui imposé comme un standard sur le marché de la pointeuse fixe, même si d’autres technologies existent encore. Il garantit une compatibilité avec les nombreuses applications qui utilisent ce support : le contrôle d’accès, la gestion du parking, la cantine, les distributeurs de boissons etc… Toutefois, il faut veiller à la sécurisation de la puce RFID du badge de gestion des temps en optant pour des technologies Mifare EV1 ® ou EV2 ®, beaucoup plus sécurisées que la Mifare ® Classic .
4 | Pointeuse horaire : attention à respecter ce qui est autorisé ou non en France
Il est interdit d’installer une pointeuse biométrique dans une entreprise en France. En effet, cette technologie est prohibée par la CNIL pour une finalité d’enregistrement des horaires, et ce quelle que soit la biométrie choisie : empreinte digitale, réseau veineux, contours de la main. La CNIL considère de même que les pointeuses avec prise de photo sont un moyen disproportionné par rapport à l’objectif d’enregistrement des présences.
5 | Sécuriser la continuité du pointage
Une fois mis en place, un système de pointage doit fonctionner de façon ininterrompue car la perte de pointages peut être très pénalisante et nuire à crédibilité de la solution de GTA. Il faut donc s’assurer que les pointeuses disposent d’un mode autonome qui assure l’enregistrement continu des pointages même si le serveur ou le réseau sont arrêtés. Il est également possible de protéger les badgeuses des coupures d’alimentation en les dotant d’une batterie électrique de secours.
6 | Veiller à la conformité RGPD de la badgeuse
Si la badgeuse contient en local des données nominatives (cela peut-être le cas pour certains lecteurs numériques autonomes), sa conformité au RGPD doit être vérifiée. C’est encore plus vrai pour le logiciel de pointage, en particulier sur la durée de conservation des pointages en historique ou pour les données de la fiche de chaque employé. Enfin, il est important de respecter les obligations légales d’information des IRP et du personnel avant la mise en œuvre de tout système de pointage.
7 | S’assurer de la pérennité et de la maintenance des composants
Les équipements électroniques sont aujourd’hui sujet à des ruptures d’approvisionnement voire à des arrêts de production en raison de la pénurie de composants. Désormais, il est indispensable de s’assurer que la conception et la fabrication de la badgeuse prennent en compte ce risque. Le fournisseur doit être capable de s’engager sur ce point, sur une période longue et pouvoir garantir des solutions de substitution en cas d’aléa.
Quels sont les différents types de pointeuses d’entreprise ?
La badgeuse doit avant tout être adaptée à l’usage que va en faire l’entreprise. Une pointeuse physique, avec un lecteur de badge proximité Mifare ®, convient souvent pour les populations sédentaires et un usage collectif (exemples : industrie, logistique ou distribution).
Pour les salariés disposant d’un PC ou d’une tablette, la pointeuse web leur permet de badger directement depuis l’intranet et sans se déplacer jusqu’à la badgeuse. Ce type de dispositif est fréquent dans des activités tertiaires (banque-assurance, ingénierie, administrations…) Pour les itinérants, la pointeuse mobile sur smartphone apporte un niveau de service et de conformité équivalent à une badgeuse fixe.
Il est possible de combiner différents moyens de badgeage pour répondre à des cas d’usage particuliers. Par exemple des badgeuses fixes et une pointeuse sur smartphone pour des sédentaires amenés à se déplacer occasionnellement.
Les services R & D d’Horoquartz ont travaillé pour proposer une gamme complète de pointeuses physiques et virtuelles, sur le web ou sur smartphone, adaptées au besoin et budget de chaque entreprise. Voir les solutions Horoquartz
Pointeuse horaire : quels sont les avantages pour les salariés ?
Installer une pointeuse horaire offre de nombreux avantages aux collaborateurs d’une entreprise.
1 | Gérer de façon transparente les collaborateurs
Une pointeuse horaire contribue à créer un environnement de travail équitable, où chaque employé est traité de la même manière en ce qui concerne l’enregistrement des heures travaillées. Cela renforce la confiance des salariés envers la direction.
2 | Faciliter le suivi du temps de travail
Pour les employés, l’utilisation d’une pointeuse horaire simplifie le suivi de leurs heures de travail. Cette fonction peut être particulièrement utile dans des environnements complexes où les horaires varient. Cela évite également des erreurs potentielles dans la saisie manuelle des heures de travail. Un réel atout pour les salariés !
3 | Prévenir les litiges liés aux heures travaillées
La pointeuse horaire peut servir de preuve objective en cas de litiges sur les heures travaillées. Cela protège les employés contre des allégations injustes et garantit que les heures effectuées sont correctement enregistrées.
4 | Favoriser la gestion du temps personnel
Les systèmes de pointeuse horaire peuvent inclure des fonctionnalités permettant aux employés de consulter facilement leurs propres horaires et heures travaillées. Cela facilite la planification de leur temps personnel, ce qui peut améliorer l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Cette option offre également une plus grande autonomie aux collaborateurs.
5 | Prévoir ses revenus
En ayant un enregistrement précis de leurs heures travaillées, les employés peuvent mieux prévoir leurs revenus. Cela est particulièrement important pour ceux qui sont rémunérés à l’heure. Ce système leur permet de gérer plus efficacement leurs finances personnelles.
6 | Réduire les erreurs de paie
Une pointeuse horaire automatisée réduit les risques d’erreurs de paie. Les employés peuvent avoir confiance dans le fait qu’ils seront rémunérés de manière précise. Cela peut grandement contribuer à maintenir un climat de travail positif.
Pointeuse horaire : quels sont les avantages pour les employeurs et les services RH ?
L’installation d’une pointeuse horaire dans une entreprise apporte également plusieurs avantages pour la direction et pour le service des ressources humaines.
1 | Gérer précisément la gestion du temps de travail
Une pointeuse horaire garantit une précision optimale dans l’enregistrement des heures travaillées par chaque employé. Cela réduit les erreurs humaines et assure une gestion plus précise du temps de travail.
2 | Automatiser les processus de paie
Installer une pointeuse horaire permet d’enregistrer automatiquement les heures travaillées. Cela facilite grandement le processus de paie, réduit les tâches manuelles et minimise les risques d’erreurs de calcul. Elle offre un gain de temps aux salariés des services RH. Une possibilité de faire monter ces collaborateurs en compétences et de leur proposer des tâches plus intéressantes, notamment d’analyse.
3 | Gérer efficacement les heures supplémentaires
Une badgeuse permet de surveiller facilement les heures supplémentaires. La direction peut identifier les tendances et prendre des mesures pour optimiser la planification du personnel. Cela peut contribuer à réduire les coûts liés aux heures supplémentaires et à améliorer l’équilibre entre la charge de travail et les ressources disponibles.
4 | Se conformer au droit du travail
L’utilisation d’une pointeuse horaire assure la conformité aux normes et réglementations du travail en ce qui concerne les heures de travail, les pauses et les périodes de repos. Cela aide à éviter les litiges légaux potentiels liés à la non-conformité et garantit que l’entreprise opère dans le respect du droit du travail. Toutes les entreprises doivent contrôler les horaires d’arrivée et de départ de leurs salariés. La présence au travail est une mesure légale, que ce soit pour les salariés ou les cadres au forfait. Ce système permet de répondre à cette contrainte administrative.
5 | Optimiser la productivité
En comprenant mieux comment le temps est utilisé au sein de l’entreprise, la direction peut identifier des opportunités d’optimisation de la productivité. Cela peut conduire à des ajustements dans la planification du personnel, l’affectation des tâches et la mise en place de mesures visant à optimiser l’efficacité des collaborateurs.
6 | Faciliter la gestion des absences
Une pointeuse horaire permet de suivre les absences de manière précise. Cela facilite la gestion des congés payés, des jours de maladie et d’autres types d’absences. En disposant de données fiables, les responsables des ressources humaines peuvent mieux planifier les remplacements et minimiser l’impact des absences sur la productivité.
7 | Renforcer la confiance des salariés envers leur direction
La transparence dans la gestion du temps de travail favorise une culture d’entreprise basée sur la confiance. Les employés savent que leurs heures sont enregistrées de manière objective, ce qui renforce la confiance au sein de l’équipe.